Quand on demande à un commerçant combien lui coûte la préparation de ses commandes, la réponse est souvent : « rien, c'est moi qui fais. » C'est faux. Le coût existe, il est simplement caché dans des lignes qu'on ne regarde jamais. Voici comment le faire apparaître.
Le temps de travail, c'est le premier poste
Prendre une commande, la chercher dans le stock, la contrôler, l'emballer, l'étiqueter, la poser au bon endroit pour le transporteur. Sur une commande simple, cela prend quelques minutes. Sur dix commandes par jour, cela devient une demi-journée. Multipliez par le nombre de jours ouvrés et par le salaire chargé de la personne concernée, et vous avez un premier chiffre.
N'oubliez pas le temps du patron. Celui qui emballe le mardi soir n'est pas disponible pour négocier avec ses fournisseurs ou répondre à ses clients. Ce temps a aussi une valeur.
Les emballages et les consommables
Cartons, calage, film, adhésif, étiquettes, enveloppes, bourrage papier. Pris un par un, ces articles paraissent négligeables. Additionnés sur une année, ils représentent souvent une somme qu'on sous-estime. Ajoutez les casses et les erreurs : un colis mal calé qui revient, c'est un produit perdu, un transport payé deux fois et un client mécontent.
Le stockage et la place occupée
Un local, une réserve, une partie de garage. La surface a un coût, même si elle est déjà payée par ailleurs. Posez-vous la question : si cet espace servait à autre chose, qu'est-ce que cela vaudrait ? Et si vous manquez de place, combien de temps perdez-vous à chercher un produit ou à déplacer des cartons ?
Le matériel
Balance, imprimante d'étiquettes, table de travail, logiciel de gestion de commandes, éventuellement un outil de suivi. Chaque élément a un prix d'achat, une durée de vie et un coût de maintenance. Ne les oubliez pas dans le calcul.
Les erreurs et les retours
C'est le poste le plus souvent oublié. Un mauvais produit envoyé, une référence inversée, un colis qui part sans son accessoire. Il faut compter le produit à renvoyer, le second envoi, le temps passé au service client, parfois un remboursement ou un geste commercial. Sur un mois chargé, ce poste peut peser plus lourd que tous les autres.
Les pics d'activité
Le calcul moyen ne suffit pas. En période de fêtes ou lors d'une opération promotionnelle, il faut soit embaucher temporairement, soit travailler tard, soit refuser des commandes. Chacune de ces options a un coût, et souvent une dégradation de la qualité.
Comment faire le calcul
Pour chaque mois, additionnez les postes ci-dessus et divisez le total par le nombre de commandes expédiées. Vous obtenez un coût de préparation par commande. Ce chiffre est le seul qui permette de comparer honnêtement votre fonctionnement actuel avec une solution externalisée.
Attention : ce calcul doit être fait sur vos chiffres réels. Le coût dépend fortement de votre volume, de la taille de vos produits, de la complexité de vos références et de vos contrats transport. Il n'existe pas de ratio universel à appliquer.
Quand l'externalisation devient intéressante
La question n'est pas seulement « est-ce moins cher ? ». Il faut aussi regarder ce que vous gagnez en temps, en fiabilité et en capacité à grandir. Un entrepôt partenaire peut absorber un pic sans que vous recrutiez, et vous libérer pour votre cœur de métier.
Si vous voulez y voir plus clair, je vous propose de partir de vos chiffres réels. Notre Audit Flash, gratuit, porte sur trois mois de vos factures transport et vous montre où part votre argent. Vous pouvez aussi simplement m'appeler ou m'écrire pour en discuter, sans engagement.